活动管理办法
一、计划工作
1、活动开展前主管部门需做好活动策划书。活动计划书格式请参考《苏州大学文学院・新闻传播学院学生会学生活动方案格式》，活动组织人员安排（主负责、成员任务）中必须做好活动项目、工作部门、负责人、工作人数，到位与离岗时间的具体安排等。
2、活动主管部门在做好活动策划书，填写活动申请表后，向策划组提交。
3、主席团、策划组中对该活动提出批复意见。
4、活动策划批准后，策划组将策划书交予秘书处，由秘书处负责统一调配人员、经费、物品，全程监督。
二、前期工作
1、活动主管部门要在活动开展前联系好场地，如有意外要更改时间地点，必须在活动开始前及时做好更改通知工作。
2、宣传工作。包括制作、张贴海报，拉挂横幅或派发传单的工作。传单海报可提请宣传部制作，传单、海报的张贴由外联部、勤工部完成，横幅的拉挂必要时可提请分团委协调。
3、物资购买。包括活动所需用具、奖品或纪念品的购备工作。所需物品列出物资清单向办公室申请购买，购备工作由办公室完成。
4、邀请工作。可通过主席团要求外联部做好请柬或邀请信的购买、书写、派发等工作。
5、舞台设计及设备联系工作。舞台设计可通过主席团要求宣传部进行，若借用音像器材要列好借用清单，作好专人负责，由主管部门加以落实到位。
6、活动负责部门必须派出专人联系，跟进各项工作的执行，并向活动总负责人汇报情况。
三、现场工作
（一）前台工作
1、考勤（秘书处）。活动工作人员必须穿着整齐（不得穿背心、拖鞋），佩戴好工作证并签到。
2、场地布置工作（宣传部、学习部）。场地布置所需的物资管理、场地设计及布置工作的执行。
3、后勤工作（青管部、勤工部）。饮料的购买、派发工作及活动所需礼品的派发管理。
4、演员安顿（文娱部）。演员的领座、接待（舞台要求、化妆等），催场工作。
5、秩序维持工作（青管部、勤工部）。各重要通道出入口、嘉宾席、观众席等秩序维持。
6、接待工作（主席团、外联部）。派出专人小组负责领导嘉宾席的签到、领座、接待、欢送等工作。
7、活动摄影（办公室）。安排专人在活动过程中作好摄影工作。活动照片由办公室统一管理。
8、工作人员必须服从活动负责人的安排，若出现纠纷由主席团仲裁，活动过程中未经活动总负责人宣布或批准，一律不能无故擅自离去，由秘书处做好考勤和监督工作。
（二）后台工作
1、舞台工作由舞台工作小组负责。
2、司仪工作：确定司仪人选，为司仪收集有关名单资料，为司仪的出台准备就绪。
3、节目组织工作，落实节目的进行、删改及调动情况。
4、舞台道具工作（学习部协同安排）：准备和搬送表演所需道具。
四、后期工作
1、 活动现场清洁工作。活动主管部门全体成员及全体委员必须留下负责现场清洁工作。
2、 物资管理工作。按照清单内容由事先执行部门将借用物品逐一归还。
3、 整理活动结果，宣传报道部一个星期内做好后期宣传工作。
4、 总结工作。活动负责部门须写一份活动总结，于月末连同工作小结交到办公室备案。
五、注意事项
1、院学生会各类活动的开展须在院党委的领导下和院团委的指导下，遵照本会宗旨进行。
2、各部开展活动要有利于广大同学，为同学服务；有利于校园文明建设，创造积极的校园文化；有利于培养和提高同学们的综合素质，对于低级庸俗，无益于广大同学的活动一律禁止。
3、各部有计划有总结。总结应在活动结束三天内主动交至办公室存档。
4、办公室有权对未及时主动交计划总结的部分提出批评。
5、活动出现的一切后果由该部门及负责人负完全责任。
6、院学生会任何人不得以院学生会名义开展个人活动及其他活动。
7、院学生会主席对外代表学生会，除主席或经主席授权外，任何人无权以学生会名义对外与企业或其他高校部门订立协议。
8、对于在开展活动中铺张浪费的部门要进行批评及适当处分。
9、各部在举办活动或出席例会时，学生会成员必须戴工作证。
