文学院学生活动经费报销规范
一．费用报销程序
正常报销程序包括：活动负责人准确填制预算表→交予团委老师和学校领导审核签字→将规范发票整理后交予团委财务部人员→报销负责人审核发票并准确填写报销单→经团委老师和学院领导同意后交校财务处报销→校财务处审核后对报销金额报销
二．费用报销要求
（一）.准备材料
1. 预算表
（1）活动负责人准确填写预算表（见附件1）
（2）预算表签字
活动负责人将填写完整的预算表交予团委书记（胡萱老师）和学院分管领导（王六一书记）审核签字。
（3）预算表上交
活动结束后将支出发票交予团委财务部的同时，必须附上由团委老师和学院分管领导审核通过的活动预算表。
2.签到表
活动结束后将支出发票交予团委财务部的同时，必须附上该活动的PU平台签到表的电子稿（打印）和活动现场签到的纸质稿。若签到人数不到要求，将不予报销。
（二）发票要求
1. 发票背面的填写
根据校财务处规定：每一张原始发票背面需用黑色中性笔写明用途，经手人，验收人（横向发票请写于左上方，竖向发票请写于左下方）发票用途必须与发票上的章的内容相符合，用途必须详细清楚（不可简单以礼品，奖品概括）。不可随意用修正带，胶带等进行涂改，涂改后发票无效不可报销；
2. 清单
根据校财务处规定：购买物品或设备的发票必须附上所购买物品的清单，并盖有所购买单位公章，无清单不予报销；
3. 1000元以上的发票
根据校财务处规定：单张发票超过1000元的支出必须通过银行卡转账，不能使用现金支付。报销时除附上经购买单位盖章认证后出具的物品清单外，还需附上银行消费转账记录；
4.发票的开具
根据校财务处规定：以个人名义所开具发票不予报销，应以苏州大学为抬头；
5. 增值税发票
根据校财务处规定：增值税发票不予报销；
6. 图书发票
根据校财务处规定：对于购买的图书发票，需做固定资产入账。团委财务处一律不予报销；
7. 出租车发票
根据校财务处规定：连号出租车发票不予报销；
8. 餐费
根据校财务处规定：学生活动若无特殊情况，餐费不予报销；
9. 明信片
根据校财务处规定：明信片、贺卡等物品不予报销；
10. 定额发票
根据校财务处规定：连号的定额发票超过两百不予报销；
11.车票
一般的院内学生活动团委财务部不予报销各种车票；
三. 其他要求
1. 发票的上交
为方便学院老师统一在发票上签字以及减少相关工作,请各组织将活动发票于每周三，周五交给团委财务部,未及时交予的可在下一个周三，周五交予团委财务部；
2. 预支经费
活动需提前向学院预支经费（>=1000）时，请提前将借条上交团委，并经团委老师审核签字。借条必须注明借款日期，借款原因，借款金额（含大小写），借款人员（组织），归还日期，并盖好该组织公章。
借条格式如下：
借 条
本人由于×××（原因）向苏州大学文学院团委借现金××（阿拉伯数字）元（大写），承诺活动结束后将尽快提供发票报销。
此据
借款人：×× （联系方式）
借款部门
时间
例如：
借 条
本人由于购置文学院炫舞服装，向苏州大学文学院团委借现金3500元（叁仟伍佰圆），承诺活动结束后将尽快提供发票报销。
此据
借款人：段榕玮 （11111111111）
借款部门：学生会文娱部
2014年5月14日
3. 常规物品
各组织举办活动所需的常规物品（如胶带、气球等）需在学期开始前将各物品的数量上报团委，由团委统一购买，放于5111教室。各组织举办活动时可至5111教室领取。届时常规物品将不予报销。
4.实际报销金额
活动实际花费的金额不得超出预算金额。若超出，则需重新填制预算表，交予团委老师和学院领导重新审核签字。
注：有任何疑问和问题请联系文学院团委王梦瑜
文学院团委
